Per molte palestre oggi la modalità principale di relazione con i clienti è tramite app e sito web, dove gli utenti prenotano e pagano di volta in volta i singoli corsi o sessioni a cui intendono partecipare. Ma affidarsi solo a prenotazioni e acquisti on-demand può rivelarsi una strategia limitante e rischiosa per la sostenibilità del business.

Al contrario, instaurare un rapporto basato su contratti di abbonamento più strutturati e di durata definita presenta numerosi vantaggi sia per il cliente che per la palestra. Dal garantire un flusso di ricavi continuativo alla possibilità di offrire servizi e benefit esclusivi per i membri, i contratti creano le basi per relazioni più solide e profittevoli.

In questo articolo approfondiremo perché ogni palestra dovrebbe puntare ad avere una base solida di clienti abbonati con contratti a medio-lungo termine, piuttosto che dipendere solo da semplice acquisti di abbonamenti..

Definisce i termini della relazione

Un contratto di abbonamento formalizza la relazione tra la palestra e il cliente, definendo chiaramente termini e condizioni fondamentali come:

• Durata dell’abbonamento.
• Modalità di pagamento della quota.
• Servizi inclusi ed esclusi.
• Eventuali diritti di sospensione o congelamento.
• Condizioni per rinnovo o cancellazione.

Questo evita fraintendimenti su cosa ci si aspetta reciprocamente dal rapporto di membership.

Protegge entrambe le parti

Un contratto tutela sia la palestra che il cliente per diversi aspetti:

• Per la palestra, garantisce un flusso di entrate continuativo.
• Per il cliente, assicura la possibilità di fruire dei servizi per la durata concordata.
• Per entrambi, regola eventuali controversie che possono sorgere.

Un accordo chiaro e bilanciato minimizza il rischio di sorprese negative per ambo le parti.

Favorisce la fidelizzazione

I contratti pluriennali, se strutturati bene, favoriscono la fidelizzazione:

• L’impegno vincolante trattiene il cliente dal cambiare palestra.
• Periodi lunghi consentono di instaurare un rapporto di fiducia.
• Sconti e benefit esclusivi possono essere legati al rinnovo.

I clienti “intrappolati” tendono anche ad acquistare più servizi accessori.

Semplifica la gestione amministrativa

Con i contratti l’amministrazione è più semplice che gestire singole prenotazioni:

• Incassi programmati e flusso delle entrate più stabile.
• Meno inadempienze nei pagamenti.
• Processi automatizzabili di fatturazione e rinnovi.
• Durate standardizzate facilitano la reportistica.

Meno arretrati e insoluti migliorano la gestione della liquidità.

Consente la verifica dei pagamenti

Coi contratti è più facile verificare situazione pagamenti:

• La data di pagamento è stabilita chiaramente.
• Eventuali insoluti sono facilmente riscontrabili.
• Scaduti i termini, si può interrompere l’erogazione dei servizi.
• Il contratto funge da prova del credito in caso di controversie.

Si evitano mancati pagamenti difficili da recuperare.

Permette di applicare penali per cancellazione

In caso di risoluzione anticipata del contratto da parte del cliente, la palestra può applicare penali come:

• Addebito di una quota parziale delle mensilità mancanti.
• Trattenuta di una percentuale sulla quota già versata.
• Addebito di una fee amministrativa per la cancellazione.
• Blocco temporaneo per la riattivazione dell’abbonamento.

Questo scoraggia le cancellazioni e compensa in parte l’impatto negativo.

Aiuta a dimensionare la capacità

Conoscendo il numero di abbonati, è più facile pianificare la capacità:

• Si può stabilire il numero massimo di membri.
• Si può valutare il fabbisogno di trainer e corsi.
• La frequenza media aiuta a stimare le presenze.
• I rinnovi indicano il tasso di retention.

Questo permette di gestire al meglio la membership rispetto agli spazi disponibili.

Fornisce dati utili ai fini marketing

I contratti forniscono preziosi dati di marketing, quali:

• Età, provenienza, professione etc. dell’audience.
• Dimensione del mercato potenziale locale.
• Interessi e motivazioni degli utenti.
• Durata media del ciclo di vita di un membro.

Questi insights consentono di migliorare le strategie di acquisizione e fidelizzazione clienti.

Consente di offrire vantaggi esclusivi

La membership può dare accesso a vantaggi riservati:

• Corsi e attività solo per membri.
• Sconti e convenzioni presso partner.
• Accesso prioritario a promozioni speciali.
• Accumulo punti o premi fedeltà.

Questi benefit aumentano il valore percepito dell’abbonamento.

I contratti di membership, se strutturati in modo equilibrato e trasparente, costituiscono un solido fondamento per costruire relazioni di valore e beneficio reciproco tra palestra e clienti. Consentono di pianificare la capacità, semplificare la gestione, favorire la fidelizzazione e offrire vantaggi esclusivi ai membri regolari.

Per questi motivi, le palestre lungimiranti dovrebbero considerare i contratti di abbonamento come elemento centrale della propria strategia di business, piuttosto che basarsi solo su acquisti e prenotazioni casuali. Investire nel convincere i clienti ad impegnarsi in un rapporto continuativo porterà frutti significativi nel medio-lungo periodo in termini di ricavi stabili, soddisfazione dei membri e minor attrito nelle operations.

Definire contratti equi che bilancino le esigenze di flessibilità dei clienti con le necessità di pianificazione delle palestre è la chiave per creare relazioni profittevoli e di reciproca fiducia. Ne vale la pena per gettare basi solide per un business sostenibile.