Avete mai pensato a quanto sia importante farsi conoscere e apprezzare non solo dai vostri clienti, ma anche dalla vostra comunità locale e dal grande pubblico. E qual è uno dei modi più efficaci per farlo? Apparire sui media, siano essi locali o nazionali. 

Essere menzionati o intervistati su giornali, riviste, siti web o programmi TV può dare al vostro box una visibilità e una credibilità enormi. Può attrarre nuovi clienti, rafforzare la vostra reputazione, differenziarvi dalla concorrenza e perfino aprire nuove opportunità di business.

Ma come si fa a catturare l'attenzione dei media e a ottenere quella preziosa copertura stampa? Non è una questione di fortuna o di conoscenze personali, ma di strategia, preparazione e perseveranza. Prendete carta e penna, e immergetevi con me nel mondo affascinante delle pubbliche relazioni!

1. Creare una newsroom interna

Il primo passo per padroneggiare i media è creare quella che in gergo si chiama una "newsroom" interna, ovvero una funzione o un team dedicato alla gestione delle relazioni con la stampa.

Non importa se siete una realtà piccola e non potete permettervi un addetto stampa a tempo pieno. L'importante è che qualcuno all'interno del vostro staff (che sia il proprietario, un manager o un collaboratore) si assuma la responsabilità di curare i rapporti con i giornalisti e di promuovere attivamente il vostro box sui media.

Questa persona dovrà innanzitutto monitorare costantemente le notizie e le tendenze del settore fitness, per identificare potenziali opportunità di copertura stampa. Dovrà poi creare e mantenere aggiornato un database con i contatti dei giornalisti e delle testate più rilevanti per il vostro target e il vostro territorio.

Ma soprattutto, dovrà pensare e agire come un vero e proprio "newsmaker", ovvero come qualcuno che crea notizie e storie interessanti per i media. Non basta infatti aspettare che siano i giornalisti a cercarvi, bisogna essere proattivi e proporre continuamente spunti e idee che possano catturare la loro attenzione.

2. Confezionare storie irresistibili

E qui arriviamo al punto cruciale: per attrarre l'interesse dei media, bisogna saper confezionare storie irresistibili, che abbiano tutti gli ingredienti di una buona notizia.

Quali sono questi ingredienti? In generale, una notizia per essere tale deve essere nuova, insolita, significativa, tempestiva e di interesse umano. Deve cioè raccontare qualcosa di originale e sorprendente, che abbia un impatto sulla vita delle persone, che sia legata a eventi o tendenze attuali e che susciti emozioni e identificazione.

Nel caso di un box CrossFit, alcuni esempi di storie con questi requisiti potrebbero essere:

• La storia di un vostro cliente che ha perso una grande quantità di peso o ha superato una malattia grazie al CrossFit, e di come questo abbia cambiato la sua vita;
• L'organizzazione di una gara o di un evento di beneficenza da parte del vostro box, per raccogliere fondi per una causa sociale importante per la vostra comunità;
• L'introduzione di un programma di allenamento innovativo o la collaborazione con un atleta o un personaggio famoso, che porti il vostro box ad essere all'avanguardia nel settore;
• La testimonianza di come il vostro box abbia contribuito a creare un forte senso di comunità e di supporto reciproco tra i membri, al di là del semplice allenamento fisico;
• La celebrazione di un traguardo importante raggiunto dal vostro box, come l'anniversario dell'apertura, il raggiungimento di un certo numero di membri o l'espansione in una nuova sede.

L'importante è saper raccontare queste storie in modo coinvolgente ed emotivamente toccante, mettendo al centro le persone e le loro esperienze più che il vostro brand o i vostri servizi. Non si tratta di fare una marchetta pubblicitaria, ma di offrire contenuti di valore che possano interessare e ispirare i lettori.

3. Scegliere i media giusti

Una volta individuate le vostre storie, dovrete scegliere i media giusti a cui proporle. Non tutti i giornali o le riviste sono uguali, e non tutti saranno interessati alle stesse notizie.

Dovrete quindi fare una mappatura dei media locali e nazionali che si occupano di temi come il fitness, la salute, il benessere, lo sport, lo stile di vita. Per ognuno di essi, cercate di capire il loro target di lettori, il loro stile editoriale, il tipo di notizie che prediligono.

Anche se sognate di apparire sulla copertina di una grande rivista nazionale, non sottovalutate l'importanza dei media locali. Spesso sono quelli più vicini al vostro territorio e al vostro pubblico, e possono garantirvi una visibilità più mirata e duratura.

Inoltre, non limitatevi ai media tradizionali ma considerate anche quelli digitali, come siti web, blog, podcast, canali YouTube. Sono spesso più flessibili e aperti a collaborazioni, e possono offrirvi un racconto più approfondito e interattivo della vostra realtà.

4. Preparare un press kit completo

Quando contattate i giornalisti, non fatelo a mani vuote ma preparate un press kit completo e professionale, che includa tutti i materiali di cui potrebbero avere bisogno per scrivere un articolo su di voi.

Un press kit tipo dovrebbe contenere:

• Una presentazione del vostro box, con la vostra storia, la vostra mission, i vostri valori e i vostri punti di forza;
• Una descrizione dei vostri servizi e dei vostri programmi di allenamento, con eventuali testimonianze di clienti soddisfatti;
• Una biografia del proprietario e degli eventuali coach o figure chiave del vostro staff, con le loro qualifiche e i loro risultati;
• Immagini e video di alta qualità che mostrino il vostro box, i vostri allenamenti, i vostri membri in azione (assicuratevi di avere le liberatorie per l'uso);
• Eventuali rassegne stampa o menzioni precedenti del vostro box sui media, per dimostrare la vostra credibilità e autorevolezza;
• I vostri contatti completi, con sito web, email, telefono, social media, per facilitare il lavoro del giornalista.

Il press kit può essere inviato via email come allegato o link a una cartella condivisa, o può essere pubblicato in una sezione dedicata del vostro sito web (ad esempio, "Press Room"). L'importante è che sia completo, aggiornato e facilmente accessibile.

5. Coltivare relazioni durature con i giornalisti

Attenzione però: inviare un press kit o un comunicato stampa non basta per assicurarsi la copertura mediatica. I giornalisti ricevono decine se non centinaia di sollecitazioni ogni giorno, e spesso non hanno il tempo o l'interesse per approfondirle tutte.

Per aumentare le vostre chance di successo, dovete coltivare relazioni durature e di fiducia con i giornalisti che si occupano del vostro settore. Non considerateli solo come dei mezzi per ottenere pubblicità, ma come dei partner con cui collaborare per creare contenuti di valore per il loro pubblico.

Come fare? Innanzitutto, studiate il loro lavoro e dimostrate di conoscere e apprezzare ciò che scrivono. Quando li contattate, personalizzate il messaggio e spiegate perché la vostra storia potrebbe essere interessante per loro e per i loro lettori.

Siate sempre disponibili e reattivi alle loro richieste, fornendo tutte le informazioni e i materiali necessari in modo tempestivo e accurato. Se vi chiedono un'intervista, preparatevi adeguatamente e cercate di essere chiari, concisi e coinvolgenti nelle vostre risposte.

Non siate invadenti o pressanti, ma mantenete un contatto regolare e cordiale con i giornalisti, anche solo per aggiornarli sulle novità del vostro box o per complimentarvi per un loro articolo. Così, quando avranno bisogno di una fonte o di uno spunto sul mondo del fitness, sarete i primi a cui penseranno.

6. Gestire interviste e opportunità mediatiche

Se la vostra newsroom funziona bene e le vostre storie sono davvero irresistibili, prima o poi sarete contattati da qualche giornalista per un'intervista o un servizio sul vostro box. È il momento di farsi trovare pronti e di sfruttare al meglio questa opportunità mediatica.

Innanzitutto, chiedete sempre i dettagli del servizio: per quale testata è, che taglio avrà, chi altro sarà intervistato, quando uscirà. Così potrete preparare messaggi e contenuti adeguati al contesto e al pubblico.

Se si tratta di un'intervista, concordate in anticipo le domande o i temi che saranno toccati, in modo da poter formulare risposte efficaci. Fate una media training con il vostro staff per identificare i messaggi chiave da comunicare e le eventuali criticità da gestire.

Durante l'intervista, ascoltate attentamente le domande e rispondete in modo chiaro, sintetico e concreto. Portate esempi, aneddoti, dati che possano rendere più vivida e interessante la vostra narrazione. Mostrate entusiasmo e passione per ciò che fate, ma senza esagerare o sembrare artefatti.

Se si tratta di un servizio video o fotografico, curate al massimo l'ambiente e le persone che saranno riprese. Assicuratevi che il vostro box sia pulito, ordinato e ben illuminato, e che i vostri clienti e coach siano presentabili e a loro agio davanti alla telecamera.

Dopo l'intervista o il servizio, ringraziate sempre il giornalista per l'opportunità e chiedete informazioni sulla data di uscita del pezzo. Una volta pubblicato, condividetelo con orgoglio sui vostri canali social e con la vostra community, per amplificarne la portata e l'impatto.

7. Valutare e migliorare la vostra strategia media

Apparire sulla stampa non è fine a sé stesso, ma deve portare benefici concreti al vostro business. Per questo, è importante monitorare e valutare costantemente i risultati della vostra attività media, per capire cosa funziona e cosa no.

Tenete traccia di ogni menzione o articolo sul vostro box, sia online che offline. Misurate metriche quali:

• Il numero di articoli o servizi in cui siete apparsi;
• La reach e l'autorevolezza delle testate che vi hanno menzionato;
• Il sentiment e il tono dei pezzi (positivo, neutro, negativo);
• Le reazioni e le condivisioni generate sui social media;
• Il traffico e le conversioni portate al vostro sito web;
• Le richieste di informazioni o i nuovi clienti acquisiti a seguito della copertura stampa.

Sulla base di questi dati, potrete identificare i media e i giornalisti più ricettivi al vostro business, le storie e gli angoli più efficaci per catturare l'interesse, le aree di miglioramento nella vostra comunicazione.

Non abbiate paura di sperimentare nuovi approcci o di abbandonare quelli che non portano risultati. L'importante è vedere la vostra strategia media non come un'attività spot, ma come un processo continuo di apprendimento e affinamento.

Come avete visto, apparire sulla stampa non è una cosa che capita per caso, ma il risultato di un lavoro strategico e proattivo di media relations. Creando una newsroom interna, confezionando storie avvincenti, scegliendo i media giusti, preparando press kit completi, coltivando relazioni con i giornalisti e gestendo al meglio le opportunità mediatiche, potrete aumentare esponenzialmente le vostre chance di conquistare i riflettori della stampa.

Ricordate però che la copertura mediatica non è un fine in sé, ma un mezzo per raggiungere i vostri obiettivi di business e di reputazione. Non inseguite la visibilità a tutti i costi, ma cercate solo quella coerente con i vostri valori e il vostro posizionamento.

E soprattutto, non aspettatevi risultati immediati o garantiti. Costruire una presenza mediatica forte e positiva richiede tempo, pazienza e perseveranza. Ma se sarete costanti e strategici nel vostro approccio, i frutti non tarderanno ad arrivare, sotto forma di nuovi clienti, partnership, opportunità per il vostro box.

Siete pronti a diventare dei veri maestri delle media relations? Allora iniziate subito a creare la vostra newsroom, a scovare le vostre storie più belle e a bussare alle porte delle redazioni. I riflettori sono lì che vi aspettano, sta a voi accenderli sulla vostra realtà!

E se avete già esperienze o successi di copertura mediatica per il vostro box, condivideteli nei commenti. Sarà un'ispirazione per tutti gli altri owners e una testimonianza del potere delle PR ben fatte.